Închiriere vs. achiziție nu este doar o decizie de preț pe etichetă, ci una strategică pentru costuri, cash-flow și productivitate. Deși multe companii pornesc de la ideea că „a cumpăra este mai ieftin”, în practică leasing-ul operațional elimină investiția inițială, aduce echipamente moderne cu securitate și conectivitate actualizate și include mentenanță proactivă și consumabile planificate.
Rezultatul? Cost total de deținere (TCO) mai mic, cash-flow predictibil și flexibilitate să scalezi parcul de imprimare când apar noi echipe, proiecte sau sedii.
Sursă foto: Freepik
Costul total al proprietății (TCO): ce intră cu adevărat în calcul
TCO nu înseamnă doar prețul imprimantei. Include:
- Hardware & licențe: imprimantă, module finisare, opțiuni rețea, licențe pentru securitate/management.
- Consumabile & piese: toner/cerneală, unități imagine, role, piese de uzură.
- Service & downtime: intervenții, piese, echipament de schimb, ore pierdute când nu se imprimă.
- Management: timp intern pentru configurări, suport utilizatori, raportare, facturare cost-centers.
- Finanțare: costul capitalului blocat vs. rată lunară deductibilă operațional.
| Criteriu | Achiziție | Închiriere/Leasing |
|---|---|---|
| Investiție inițială | Ridicată (capex blocat) | Zero sau minimă (opex lunar) |
| Consumabile & service | Se facturează separat, costuri variabile greu de prevăzut | Incluse și planificate în pachet |
| Downtime | Risc acoperit intern | SLA, echipament de schimb, timp de remediere garantat |
| Scalare & upgrade | Greu, necesită capex nou | Flexibil: adaugi/înlocuiești fără costuri mari inițiale |
| Cash-flow | Variabil, vârfuri neprevăzute | Predictibil: rată lunară + cost/pagină clar |
Checklist TCO: bifează înainte să decizi
- Volum lunar (mono / color) & vârfuri sezoniere
- Cost/pagină actual (CPP) și CPP contractual garantat
- Rata de service & timpi de răspuns (SLA)
- Consumabile incluse / excluse, livrare automată
- Compatibilitate securitate & MDM/print management
- Opțiuni de upgrade și ieșire din contract
Cash-flow predictibil și bugetare ușoară
Cu leasing operațional, treci de la cheltuieli mari și neregulate (tonere, piese, intervenții) la rate lunare fixe și un cost/pagină cunoscut. În contabilitate, se vede ca opex, ceea ce simplifică bugetarea și lasă capital liber pentru inițiative strategice: vânzări, R&D, marketing.
Flexibilitatea contractelor și a parcului de echipamente
Contractele moderne îți permit scalare (adaugi echipamente), downgrade (în perioade mai liniștite) sau upgrade la modele cu funcții noi (securitate, mobilitate, finalizare automată). Mutarea imprimantelor între departamente și sediile noi se face cu logistică inclusă, fără costuri surpriză.
Exemplu numeric: cum pot scădea costurile
Plecăm de la un volum de 5.000 pagini/lună (60.000/an), pentru 3 ani.
- Achiziție: imprimantă 2.500 €, CPP 0,05 €/pagină, service 200 €/an → TCO 3 ani ≈ 12.100 €.
- Leasing: rată 120 €/lună, CPP 0,025 €/pagină (consumabile + service incluse) → TCO 3 ani ≈ 8.820 €.
Economia estimată: ~3.280 € în 36 de luni (≈-27%) plus câștigul de productivitate din eliminarea întreruperilor. Valorile diferă în funcție de model și mix mono/color, dar direcția rămâne clară: consumabile & service planificate reduc TCO.
Sfat de selecție: alege mai întâi tehnologia, apoi modelul
Tehnologia potrivită (laser/LED vs. inkjet business) depinde de volum, tipul documentelor și cost/pagină. Pentru o trecere în revistă a opțiunilor, consultă tipuri de imprimante pentru afaceri.
Cum alegi corect: pașii rapizi de evaluare
- Măsoară volumul (mono/color) + vârfuri sezoniere și duplex/finisare necesare.
- Calculează CPP (cost/pagină) real pe modelele shortlist, cu consumabile OEM incluse.
- Compară TCO 36-60 luni: hardware + consumabile + service + downtime.
- Verifică SLA: timpi de intervenție, echipament de înlocuire, livrare automată consumabile.
- Testează flexibilitatea: upgrade/mutare echipamente, opțiuni de extindere, exit-clauses.
Soluție recomandată: închiriere cu mentenanță inclusă
Închirierea îți dă acces la echipamente actualizate, mentenanță preventivă, piese și consumabile cu livrare proactivă, plus raportare lunară a costurilor. Astfel, echipele imprimă fără întreruperi, iar finanțele au vizibilitate clară asupra cheltuielilor.
Vrei o ofertă concretă și un TCO comparativ?
Explorează pachetele și vezi serviciile de inchiriere imprimante pentru a alege soluția potrivită volumului și bugetului tău.
Întrebări frecvente
Când este mai avantajoasă închirierea față de achiziție?
Când vrei costuri previzibile, eliminarea capex-ului, SLA pentru service și opțiuni rapide de upgrade/scalare. În volume medii-mari, consumabilele și service-ul incluse reduc TCO față de achiziție.
Ce include, de obicei, un contract de închiriere?
Echipament, mentenanță, piese, consumabile (ex. toner), livrare automată, monitorizare la distanță, timpi de intervenție garantați și raportare lunar/trimestrială.
Cum estimez corect costul/pagină?
Folosește CPP contractual (mono & color), include consumabile, piese și manoperă. Înmulțește CPP cu volumul lunar și compară oferte pe 36-60 luni, nu pe prețul de listă.
Ce greșeli cresc TCO-ul?
Supradimensionarea echipamentelor, consumabile neplanificate, lipsa SLA, subestimarea downtime-ului și ignorarea opțiunilor de upgrade/mutare în contract.
